drejebog

drejebog

Billund Idrætsforening     Marts 2019

Håndbog til forening

Formål at give nuværende og kommende bestyrelsesmedlemmer en manual til hvorledes en forening under Billund IF bør drives. Hvilke forventninger og opgaver er der til en bestyrelsen og aktivitetsudvalget.

Forretningsregler
Opgaver
Conventus
Kommunikation
Økonomi og regnskab

 


FU / Jens Bager Dec 2018.
1. Forretningsregler for BI

a. BI drives efter de gældende vedtægter. BI vedtægter.
b. Ændringer af vedtægterne kan kun gennemføres på årsmøde.
c. Efter gennemført årsmøde aftaler den nye bestyrelse at mødes og konstituere sig. Der skal jf. BI vedtægter minimum være følgende i en bestyrelse, formand, kasser,    samt et/ eller flere menige medlemmer. Navne opdateres på BI hjemmeside.
        Såfremt der på årsmødet ikke kunne vælges en bestyrelse, skal der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling.
d. Referater og dagsorden. Det skal sikres at der laves og distribueres dagsorden før møderne i foreningerne. Det skal ligeledes sikres at der udføres referater efter hvert     enkelt møde. Se skabelon. Dagsorden og referat arkiveres på BI intranet, eller alternativt i Conventus.
e. Indkalde til general forsamling/årsmøde. Der indkaldes via BI Hjemmeside, Face Book eller medier. Husk at varsko minimum 14 dage før årsmødet.
f. Hver afdelingen under BI har automatisk en plads i BI hovedbestyrelsen i daglig tale HB. Det er HB som samlet tegner regler og politikker or BI.

2. Opgaver til bestyrelsen i afdelingerne

a. Sikre drift af forening jf. de til enhver tid gældende regler BI vedtægter.
b. Planlægge og gennemfører møder under foreningen. Kan med fordel lave et årshjul for aktiviteterne i foreningen.
c. Deltage i hovedbestyrelsesmøder. Er formanden forhindret kan erstatning sendes.
    Der planlægges 6 HB møder pr. kalender år.
d. Sikre af GDPR bliver fuldt, jf. retningslinjer udstukket af HB. (husk link fra Lenette)
e. Sikre at træner og ledere over 18 år har gyldig børne attester. Anvend krypteret excell dokument, som udfyldes og sendes til DGI, Lene Rasmussen. Se vejledning       ” elektronisk indhentning til børneattester”
f. Bemærk at når deltagerne tilmelder sig kurser tilkendegiver de også om det er ok at bruge billeder af dem på sociale medier.
g. Afdelingerne skal indrapporterer behov for halkapacitet til halledelsen inden den 15.marts.
Der bliver herefter koordineret og efterbehov vil halledelsen indkalde til koordineringsmøder.
h. Flagdage, der laves en plan for opsætning og nedtagning af flag i forbindelse med bl.a. konfirmationer o.l.


3. Conventus

a. Det er et styringsredskab, som bl.a. anvendes til oprettelse af hold, tilmelding af brugere og regnskab. Det er bruger opdelt.
b. Kontakt DGI for oprettelse af nye medlemmer i bestyrelsen. Lene Rasmussen. Lene.Rasmussen@dgi.dk Du kan også rette andre spørgsmål omkring Conventus til Lene Rasmussen.
c. Medlemslister og rettigheder opdateres i conventus.
d. Du kan også bruge Conventus til at arkiverer data/referater o.l. og du kan også sende beskeder til enkeltpersoner, eller grupper i Conventus.

 

4. Kommunikation

a. Facebook. Hver afdeling kan oprette grupper på facebook. Der arbejdes på at definere en kommunikationspolitik.
b. Hjemmeside BI. I 2 kvartal 2018 tog BI en ny hjemmeside i brug. Den består at et hoved site og afdelings site. Bestyrelserne har hver fået adgang og modtaget instruks i hvordan man opretter informationer, undersider, arrangements osv.
c. Sammen hjemmesiden er der oprettet et intranet som kan anvendes af afdelinger til at oprettet lister over frivillige, filarkiv, sponsor arkiv.
d. Vis respekt og undgå krænkende eller stødende kommunikation.
e. Leverandøren af BI-hjemmeside er
CodeOptimus, Gormsgade 2, 7100 Vejle, Support 76 42 02 60
support@codeoptimus.dk     https://www.codeoptimus.dk/codeoptimus/ 


5. Økonomi og regnskab

a. Leverer budget og regnskaber til hovedkasserne for afdelingen. Hoved kassereren for BI sender informationer ud til afdelingerne / kassererne  i afdelingerne.
b. Der arbejdes ud fra et årshjul når regnskab, budgetter skal leveres.
c. halleje, investeringer, kurser, årsregnskaber, aktivitetstilskud.
d. Afdelingerne skal være opmærksomme på at der findes flere muligheder for at søge sponsorer om tilskud til redskaber, opstart, o.l.
e. Sponsor. Hjemmesiden indeholder mulighed for at dokumenterer sponsoraftaler, for at undgå at alle afdelinger kontakte samme sponsor.
f. Conventus, kontorhænder. BI har aftale med DGI om administrativ assistance=kontorhænder. 


Jens B FU / 26.marts 2019

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Luk Cookies - Vores hjemmeside bruger cookies. Hvis du anvender vores hjemmeside accepterer du, at der gemmes cookies på din computer. Hvad er cookies? Læs mere